Welcome Officer (m/f/d) 100%

Öffentlicher Dienst

Ausschreibungsnummer:

Stellenangebot vom 6. August 2019

Das Max-Planck-Institut für biologische Kybernetik forscht an der Aufklärung von kognitiven Prozessen auf experimentellem, theoretischem und methodischem Gebiet.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen

Welcome Officer (m/f/d) 100%

Ziel Ihrer Aufgaben ist es, unseren internationalen Wissenschaftlerinnen, Wissenschaftlern und Gästen den beruflichen Start in Tübingen zu erleichtern und sie während ihres Aufenthaltes in allen erforderlichen Belangen des täglichen Lebens zu betreuen.

Als Welcome Officer stellen Sie schon vor Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter die Beantragung von Einreise-, Arbeits- und Aufenthaltsdokumenten sicher. Auch begleiten Sie weitere behördliche Schritte, z.B. Anmeldung beim Bürgeramt und bei Versicherungen und helfen bei der Wohnungssuche. Als zentraler Ansprechpartner übernehmen Sie auch Aufgaben des privaten und alltäglichen Lebens, wie Vermittlung von Kindertagesstätte und Schulen. Sie kommunizieren mit öffentlichen oder privaten Einrichtungen und stehen bei aufkommenden Fragestellungen oder Unklarheiten aktiv zur Seite. Als Welcome Officer stellen Sie schon vor Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter die Beantragung von Einreise-, Arbeits- und Aufenthaltsdokumenten sicher. Auch begleiten Sie weitere behördliche Schritte, z.B. Anmeldung beim Bürgeramt und bei Versicherungen und helfen bei der Wohnungssuche. Als zentraler Ansprechpartner übernehmen Sie auch Aufgaben des privaten und alltäglichen Lebens, wie Vermittlung von Kindertagesstätte und Schulen. Sie kommunizieren mit öffentlichen oder privaten Einrichtungen und stehen bei aufkommenden Fragestellungen oder Unklarheiten aktiv zur Seite.

Ihr Aufgabengebiet

  • Koordinierung des Welcome Offices und Unterstützung unserer Dual Career-Programme
  • Selbständige Kommunikation mit öffentlichen und privaten Institutionen, z.B. zur Beantragung von Einreise-, Arbeits- und Aufenthaltsdokumenten, zur Vermittlung einer Kindertagesstätte oder zu Anmeldung von Kindern an Schulen
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Personalbereich, den Organisationseinheiten der Nachbarinstitute und Hochschulen, mit städtischen Einrichtungen und Behörden sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft
  • Pflege und Ausbau bestehender Informationen und Dialogmaßnahmen in digitaler, gedruckter und persönlicher Form
  • Implementierung neuer Standards aus der Generalverwaltung
  • Selbständige Erledigung aller notwendigen Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache


Anforderungen

  • Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung in diesem Aufgabengebiet (Erfahrungen im wissenschaftlichen Umfeld von Vorteil)
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch
  • Selbständige, zuverlässige und engagierte Arbeitsweise mit hohem Organisationstalent
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, strategisches Denken, Flexibilität und Kreativität
  • Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und sozialer Kompetenz
  • Souveränes Verhalten, auch in stressigen Situationen
  • Sicherer Umgang mit PCs und fundierte Kenntnisse der üblichen Büroanwendungen (Microsoft Office)


Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interdisziplinär und international ausgerichteten Forschungsinstitut. Die Vergütung erfolgt entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) zuzüglich verschiedener Sozialleistungen und zusätzlicher Altersversorgung.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich der Beschäftigung von behinderten Menschen verpflichtet. Bei gleicher Qualifikation werden Bewerberinnen und Bewerber mit einer Behinderung bevorzugt.
Frauen werden ausdrücklich gebeten, sich zu bewerben.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument sobald wie möglich und spätestens bis zum 15. September 2019 per E-Mail an:

Max-Planck-Institut für biologische Kybernetik
Max-Planck-Ring 8
D-72076 Tübingen

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